在会务活动策划中外出会务对秘书的组织协调、应变能力是一项很好的锻炼,可是对于没有组织过会议的你接到主管的外出会务要求时会无从下手,这时武汉九舟会议策划师就要协调好秘书使其发挥主动性和周到性,逐一了解主管对此次会务的需求,组织工作才能一项一项地落实.首先要明确主管对会务的需求
(1)会务时间.注意落实会务期间每一天晚上是否开会.
(2)会议地点.一般首选公司的签单协议酒店,武汉会议策划公司也会帮忙推荐适合的酒店，具体选哪家视主管的要求而定.
(3)与会人员.请主管提供一份与会人员的名单,如有重名或不了解的人员必须向主管确认,如有部分人员不需要参加会议全程的则请主管注意各人的与会时间段.
(4)会议室.酒店会议室分为围坐型和教师型,前者是多人共同围着一张大会议桌落座,后者设讲台,与会人员在下面分排而坐.可以根据会议性质和与会人数选用会议室,应在了解会议室标准座数与加座数量的情况下向主管确认.
(5)其他会议资源.向主管落实是否需用以下资源:
1.笔记本电脑.
2.数码投影仪,使用酒店的数码投影仪是要付费的而且费用不菲,所以最好提前在公司内准备数投。
3白板,会议公司会提前向酒店落实有无白板(一般不需另行收费),白板笔与白板擦自带一些备用.
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